MONITORUL OFICIAL AL ROMANIEI Nr. 705/2011

MONITORUL OFICIAL AL ROMANIEI

 

P A R T E A  I

Anul XXIII - Nr. 705         LEGI, DECRETE, HOTĂRÂRI SI ALTE ACTE         Joi, 6 octombrie 2011

 

SUMAR

 

ACTE ALE ORGANELOR DE SPECIALITATE ALE ADMINISTRATIEI PUBLICE CENTRALE

 

207. - Ordin al ministrului administratiei si internelor pentru aprobarea Regulamentului de organizare si functionare a Secretariatului General

 

2.556. - Ordin al ministrului finantelor publice privind abrogarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 334/2005 pentru aprobarea modelului si continutului Cererii de înregistrare si atestare a activitătii de distributie si comercializare angro de băuturi alcoolice si/sau produse din tutun si Atestatului pentru distributie si comercializare angro de produse supuse accizelor, în conditiile art. 2441 alin. (1) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările si completările ulterioare, precum si a Instructiunilor privind procedura de solutionare a Cererii de înregistrare si atestare a activitătii de distributie si comercializare angro de băuturi alcoolice si/sau produse din tutun

 

 


ACTE ALE ORGANELOR DE SPECIALITATE ALE ADMINISTRATIEI PUBLICE CENTRALE

 

MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

 

ORDIN

pentru aprobarea Regulamentului de organizare si functionare a Secretariatului General

 

Având în vedere prevederile art. 12 alin. (3) din Ordonanta de urgentă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea si functionarea Ministerului Administratiei si Internelor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările si completările ulterioare, si ale Hotărârii Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică si efectivele Ministerului Administratiei si Internelor, cu modificările si completările ulterioare,

în temeiul art. 7 alin. (4) din Ordonanta de urgentă a Guvernului nr. 30/2007, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările si completările ulterioare,

ministrul administratiei si internelor emite următorul ordin:

Art. 1. - Se aprobă Regulamentul de organizare si functionare a Secretariatului General, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Art. 2. - Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

 

Ministrul administratiei si internelor,

Constantin-Traian Igas

 

Bucuresti, 22 septembrie 2011.

Nr. 207.

 

ANEXĂ

 

REGULAMENT

de organizare si functionare a Secretariatului General

 

CAPITOLUL I

Dispozitii generale

 

Art. 1. - Secretariatul General îsi desfăsoară activitatea în baza prevederilor Ordonantei de urgentă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea si functionarea Ministerului Administratiei si Internelor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările si completările ulterioare, ale Hotărârii Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică si efectivele Ministerului Administratiei si Internelor, cu modificările si completările ulterioare, precum si ale prezentului regulament.

Art. 2. - Secretariatul General este unitate de specialitate a aparatului central al Ministerului Administratiei si Internelor, denumit în continuare minister, fără personalitate juridică, la nivel de directie, cu competentă teritorială generală în domeniul său de activitate, coordonată de secretarul general, care asigură:

a) derularea operatiunilor tehnice privind primirea, evidenta, trierea, repartizarea, urmărirea solutionării, multiplicarea, manipularea, selectionarea documentelor adresate ministrului administratiei si internelor, secretarilor de stat, secretarului general, adjunctului sefului Departamentului ordine si sigurantă publică, sefilor de departamente, secretarilor generali adjuncti si consilierilor ministrului sau expediate de către acestia altor structuri/organizatii, precum si clasarea, arhivarea, inventarierea, selectionarea, păstrarea, conservarea si folosirea acestora, după caz;

b) traducerea corespondentei primite de conducerea ministerului;

c) activitătile de relatii cu publicul;

d) activitatea de informare-documentare;

e) gestionarea paginii de intranet a ministerului din punctul de vedere al informatiilor prezentate;

f) gestionarea arhivei proprii neclasificate a aparatului central al ministerului;

g) serviciile de specialitate la cabinetele ministrului, secretarilor de stat si secretarului general;

h) evidenta corespondentei si a activitătilor zilnice ale sefilor de departament, adjunctului sefului Departamentului ordine si sigurantă publică, secretarilor generali adjuncti si consilierilor ministrului;

i) implementarea măsurilor de protectie a informatiilor clasificate detinute/gestionate de ministrul administratiei si internelor, secretarii de stat, secretarul general, adjunctul sefului Departamentului ordine si sigurantă publică, sefii de


departamente, secretarii generali adjuncti si consilierii conducerii ministerului, respectiv de personalul de la cabinetele conducerii ministerului, pe de o parte, si la nivelul directiei, pe de altă parte;

j) organizarea grupurilor de lucru si a sedintelor desfăsurate la nivelul conducerii ministerului;

k) presedintia si secretariatul Comisiei centrale de selectionare a documentelor create de unitătile aparatului central al ministerului;

l) prelucrarea automată a datelor si valorificarea informatiilor prin proceduri informatice.

Art. 3. - (1) Pentru îndeplinirea atributiilor ce îi revin, Secretariatul General cooperează cu unitătile aparatului central, precum si cu institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului în probleme de interes comun, în conformitate cu legile, hotărârile si ordonantele Guvernului, ordinele, întelegerile si protocoalele aprobate de ministrul administratiei si internelor, cu institutii si organisme similare din tară si străinătate.

(2) Diagrama de relatii a Secretariatului General este prevăzută în anexa nr. 1.

Art. 4. - Activitatea Secretariatului General este concepută si se desfăsoară în conformitate cu prevederile actelor normative si precizărilor metodologice care reglementează domeniul său de competentă, pe baza principiilor: cooperării, legalitătii, nediscriminării, echidistantei, disponibilitătii, prioritătii interesului public, profesionalismului, confidentialitătii si transparentei.

Art. 5. - Atributiile generale si specifice ale personalului din cadrul serviciilor sunt cele prevăzute în prezentul regulament, precum si în fisele posturilor.

 

CAPITOLUL II

Organizarea Secretariatului General

 

Art. 6. - (1) Structura organizatorică a Secretariatului General cuprinde:

a) conducerea;

b) Structura de securitate pentru conducerea ministerului;

c) Serviciul secretariat si tehnic administrativ (pentru domeniile ordine publică si administratie publică);

d) Serviciul relatii cu publicul;

e) Serviciul documentare, intranet si arhivă.

(2) Organigrama Secretariatului General este prevăzută în anexa nr. 2.

Art. 7. - Relatiile în cadrul Secretariatului General sunt ierarhice, de conducere sau de subordonare, iar între servicii, de cooperare.

Art. 8. - Secretariatul General coordonează, sprijină, îndrumă si controlează, pe linia activitătilor specifice, compartimentele de profil din unitătile aparatului central si din institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.

 

CAPITOLUL III

Atributiile Secretariatului General

 

Art. 9. - (1) Secretariatul General are următoarele obiective generale:

a) asigură fluxul documentelor la nivelul conducerii ministerului;

b) organizează activitatea de relatii cu publicul la nivelul conducerii ministerului;

c) realizează fluxul de informare-documentare în domeniile de activitate specifice institutiei, necesar conducerii ministerului si specialistilor;

d) gestionează arhiva proprie neclasificată a aparatului central al ministerului;

e) stabileste conceptia de organizare si desfăsurare a activitătilor în unitătile aparatului central si în institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, privind circuitul legal al lucrărilor, informarea documentară, primirea si solutionarea petitiilor, păstrarea si evidenta arhivei proprii neclasificate.

(2) Secretariatul General are următoarele atributii principale:

a) asigură primirea, înregistrarea, evidenta, trierea si circuitul lucrărilor de secretariat, la nivelul conducerii ministerului;

b) gestionează si monitorizează îndeplinirea dispozitiilor conducerii ministerului cu privire la realizarea sarcinilor conform rezolutiilor;

c) organizează si asigură serviciul la cabinetele ministrului si secretarilor de stat;

d) asigură evidenta corespondentei si a activitătilor zilnice ale adjunctului sefului Departamentului ordine si sigurantă publică, sefilor de departament, secretarului general, secretarilor generali adjuncti si consilierilor ministrului;

e) asigură copierea materialelor conform dispozitiilor conducerii ministerului, respectând normele legale privind multiplicarea, înregistrarea si manipularea acestora;

f) execută activitătile de secretariat tehnic pentru Colegiul ministerului, Comisia si Subcomisia de dialog social pentru domeniul ordinii si sigurantei publice;

g) asigură organizarea grupurilor de lucru si a sedintelor desfăsurate la nivelul conducerii ministerului;

h) asigură primirea, evidenta, trierea, înregistrarea si examinarea petitiilor adresate conducerii ministerului;

i) asigură redactarea, după caz, a răspunsurilor la petitiile adresate ministrului administratiei si internelor, secretarilor de stat, secretarului general, adjunctului sefului Departamentului ordine si sigurantă publică, sefilor de departamente si secretarilor generali adjuncti;

j) organizează activitatea de primire a cetătenilor/ personalului ministerului în audientă/iesire la raport la acest nivel;

k) consiliază cetătenii care se adresează conducerii ministerului;

l) gestionează toate apelurile telefonice primite prin “Linia telefonică deschisă” a ministerului;

m) organizează activitatea necesară asigurării fluxului de informare-documentare în domeniile de activitate specifice institutiei;

n) realizează mape documentare, studii comparative pe domeniile specifice de activitate ale ministerului si asigură difuzarea acestora către structurile interesate;

o) asigură traducerea corespondentei conducerii ministerului;

p) gestionează pagina de intranet a ministerului din punctul de vedere al informatiilor prezentate;

q) asigură organizarea, administrarea si prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al ministerului - aparat central;

r) asigură implementarea măsurilor de protectie a informatiilor clasificate detinute/gestionate de conducerea ministerului, de personalul de la cabinetele conducerii ministerului si la nivelul directiei;


s) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului propriu;

t) desfăsoară activităti specifice pentru asigurarea securitătii si sănătătii în muncă, la nivelul conducerii ministerului si la nivelul directiei;

u) desfăsoară activităti specifice pentru apărarea împotriva incendiilor, la nivelul conducerii ministerului si la nivelul directiei;

v) execută activităti de îndrumare, sprijin si control pe liniile specifice de muncă în unitătile din aparatul central al ministerului, în institutiile si structurile din subordinea/coordonarea ministerului;

w) gestionează si asigură exploatarea corespunzătoare a sistemelor informatice pentru domeniile specifice de activitate.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Secretariatului General sunt:

a) proiecte de ordine si instructiuni ale ministrului administratiei si internelor pe liniile de muncă date în competentă;

b) conceptii si metodologii de organizare si desfăsurare a activitătilor din domeniile secretariat, relatii cu publicul, informare-documentare, intranet, arhivistic - periodic si conform dispozitiilor;

c) ordinul de zi pe minister;

d) ordine de serviciu pentru personalul de la cabinetele conducerii ministerului;

e) documentele pentru desfăsurarea sedintelor Colegiului ministerului si ale conducerii ministerului (ordinea de zi, notele de sarcini, planul activitătilor Colegiului ministerului) - trimestrial, bilunar si la nevoie;

f) documentele pentru desfăsurarea sedintelor Comisiei si Subcomisiei de dialog social pentru domeniul ordinii si sigurantei publice (ordine de zi, tematică etc);

g) corespondenta cu unitătile din aparatul central al ministerului, cu institutiile si structurile din subordinea/coordonarea ministerului, cu alte institutii, în vederea îndeplinirii sarcinilor specifice;

h) informări privind activitatea de primire, evidentă, examinare si solutionare a petitiilor adresate conducerii unitătilor din aparatul central al ministerului, institutiilor si structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, precum si de primire în audientă a cetătenilor/personalului ministerului, la acest nivel;

i) buletine de informare si documentare - bimestrial;

j) sinteze documentare - trimestrial;

k) informări documentare pentru conducerea ministerului - bilunar;

l) nomenclatorul arhivistic al documentelor neclasificate din unitătile aparatului central al ministerului;

m) planurile principalelor activităti ale serviciilor - anual si trimestrial;

n) fisele de sarcini pentru fiecare serviciu - lunar;

o) planul pregătirii continue a personalului - anual, pentru fiecare serviciu si pentru întreaga directie;

p) rapoarte privind activitatea de îndrumare, sprijin si control desfăsurată de persoanele abilitate, pe domeniile de competentă specifice fiecărui serviciu;

q) rapoarte privind activitatea desfăsurată la nivelul directiei si al serviciilor - semestrial si anual;

r) analizele si standardele ocupationale pentru fiecare activitate desfăsurată în cadrul directiei;

s) procedurile formalizate pentru îndeplinirea activitătilor specifice;

t) cerinte de securitate specifice sistemelor informatice si de comunicatii, denumite în continuare SIC;

u) proceduri operationale de securitate ale SIC;

v) manualul de management al calitătii, conform actelor normative interne;

w) registrul de riscuri;

x) planul anual de prevenire a coruptiei la nivelul Secretariatului General;

y) raportări semestriale si anuale cu privire la activitătile desfăsurate la nivelul Secretariatului General în vederea prevenirii faptelor de coruptie;

z) planul propriu anual al Secretariatului General pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al ministerului;

aa) planul de alarmare a personalului Secretariatului General;

bb) planul Secretariatului General de protectie si interventie în situatii de urgentă pentru efectivele, bunurile si documentele dispuse în imobilul din Piata Revolutiei;

ce) planul Secretariatului General de evacuare în situatii de urgentă a efectivelor, bunurilor si documentelor dispuse în imobilul din Piata Revolutiei;

dd) programul de prevenire a scurgerii de informatii clasificate la nivelul Secretariatului General;

ee) documente privind evaluarea riscurilor, planul de prevenire si protectie, instructiuni proprii de securitate si sănătate în muncă pentru conducerea ministerului si pentru personalul Secretariatului General;

ff) norme specifice de apărare împotriva incendiilor aplicabile locurilor de muncă din Secretariatul General.

 

CAPITOLUL IV

Conducerea Secretariatului General

 

Art. 10. - Conducerea Secretariatului General este asigurată de către director si un director adjunct, serviciile sunt conduse de câte un sef de serviciu si coordonate de către director si directorul adjunct.

Art. 11. - Directorul Secretariatului General este seful direct al întregului personal si răspunde în fata conducerii ministerului de întreaga activitate a efectivului Secretariatului General, îndeplinind atributiile din fisa postului, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 3.

Art. 12. - În exercitarea actului de conducere, directorul Secretariatului General:

a) reprezintă directia în relatiile cu sefii unitătilor din aparatul central al ministerului, institutiilor si structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, cu institutiile si organismele din afara sistemului ministerului, potrivit competentelor legale;

b) planifică, organizează si conduce activitătile Secretariatului General;

c) coordonează Secretariatul General si stimulează personalul propriu;

d) controlează activitătile desfăsurate în cadrul Secretariatului General;

e) dă dispozitii obligatorii personalului din subordine, pentru aplicarea actelor normative de nivel superior, precum si a ordinelor si instructiunilor emise de ministrul administratiei si internelor si urmăreste executarea acestora;


f) deleagă atributii din competenta sa directorului adjunct sau altor persoane din subordine, în conditiile legilor si ale actelor normative în vigoare, cu exceptia atributiilor care îi sunt delegate de sefii superior ierarhici.

Art. 13. - Directorul adjunct se subordonează nemijlocit directorului Secretariatului General si răspunde de organizarea, planificarea, desfăsurarea, controlul, sprijinirea si îndrumarea întregii activităti a serviciilor pentru care are delegare de competente si îndeplineste atributiile prevăzute în fisa postului, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 4.

 

CAPITOLUL V

Atributiile serviciilor

 

Art. 14. - (1) Structura de securitate pentru conducerea ministerului are ca obiectiv principal implementarea măsurilor de protectie a informatiilor clasificate detinute si gestionate de conducerea ministerului si de personalul de la cabinetele conducerii ministerului si este condusă de secretarul general al ministerului.

(2) Atributiile principale ale Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:

a) elaborează si supune aprobării secretarului general normele interne privind protectia informatiilor clasificate, potrivit legii;

b) întocmeste programul de prevenire a scurgerii de informatii clasificate si îl supune avizării Directiei generale de informatii si protectie internă, iar după aprobare actionează pentru aplicarea acestuia;

c) coordonează activitatea de protectie a informatiilor clasificate, în toate componentele acesteia, la nivelul conducerii ministerului si la cabinetele demnitarilor;

d) asigură relationarea cu Directia generală de informatii si protectie internă, în vederea coordonării activitătii si controlării măsurilor privitoare la protectia informatiilor clasificate, potrivit legii;

e) monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protectie a informatiilor clasificate si modul de respectare a acestora, la nivelul conducerii ministerului si la cabinetele demnitarilor;

f) consiliază si informează conducerea ministerului si personalul de la cabinetele demnitarilor în legătură cu aspectele privind securitatea informatiilor clasificate (vulnerabilităti, riscuri, măsuri de înlăturare a acestora);

g) informează conducerea ministerului despre vulnerabilitătile si riscurile existente în sistemul de protectie a informatiilor clasificate si propune măsuri pentru înlăturarea acestora;

h) acordă sprijin reprezentantilor autorizati ai institutiilor abilitate, potrivit competentelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informatii clasificate;

i) organizează activităti de pregătire specifică a persoanelor din conducerea ministerului si de la cabinetele demnitarilor, care au acces la informatii clasificate;

j) asigură păstrarea si organizează evidenta certificatelor de securitate si a autorizatiilor de acces la informatii clasificate pentru conducerea ministerului si pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;

k) actualizează permanent evidenta certificatelor de securitate si a autorizatiilor de acces pentru conducerea ministerului si pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;

l) întocmeste si actualizează listele informatiilor clasificate elaborate sau păstrate, pe clase si niveluri de secretizare;

m) prezintă conducerii ministerului propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor si locurilor de importantă deosebită pentru protectia informatiilor clasificate din sfera de responsabilitate si, după caz, solicită sprijinul institutiilor abilitate;

n) efectuează, cu aprobarea conducerii ministerului, activităti de control privind modul de aplicare a măsurilor legale de protectie a informatiilor clasificate;

o) exercită alte atributii în domeniul protectiei informatiilor clasificate, potrivit legii.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:

a) programul de prevenire a scurgerii de informatii clasificate la nivelul conducerii ministerului, care se supune avizării;

b) proceduri operationale de securitate pentru SIC de la nivelul conducerii ministerului;

c) cerinte de securitate specifice pentru SIC de la nivelul conducerii ministerului.

Art. 15. - (1) Serviciul secretariat si tehnic administrativ (pentru domeniile ordine publică si administratie publică) are ca obiective principale primirea, înregistrarea, evidenta si circuitul lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului si al directiei si asigurarea protectiei informatiilor clasificate la nivelul directiei.

(2) Atributiile principale ale Serviciului secretariat si tehnic administrativ (pentru domeniile ordine publică si administratie publică) sunt următoarele:

I. Atributii în domeniul tehnic-administrativ:

a) primeste, înregistrează, triază, repartizează si expediază corespondenta adresată ministrului, secretarilor de stat, secretarului general, adjunctului sefului Departamentului ordine si sigurantă publică, sefilor de departament, secretarilor generali adjuncti si consilierilor ministrului;

b) verifică forma grafică a documentelor adresate conducerii ministerului, concordanta dintre actele normative enumerate si continut, în vederea promovării acestora;

c) organizează si desfăsoară activităti pe linie de registratură, documente clasificate si curierat;

d) asigură evidenta termenelor pentru lucrările cu dispozitii rezolutive ale conducerii ministerului si monitorizează îndeplinirea acestora;

e) repartizează anual grupele de numere de înregistrare pentru corespondenta unitătilor din aparatul central al ministerului;

f) tine evidenta literaturii de specialitate, a actelor normative interne (clasificate si neclasificate) la nivelul conducerii ministerului si a directiei;

g) tine evidenta stampilelor si matricelor sigilare folosite de conducerea ministerului si de personalul directiei si răspunde de manipularea si păstrarea lor;

h) actualizează, prin personalul de la cabinete, activitătile zilnice din programul conducerii ministerului si contribuie la realizarea sarcinilor din agenda de lucru a acestora;

i) asigură evidenta corespondentei si a activitătilor zilnice ale sefilor de departament, adjunctului sefului Departamentului ordine si sigurantă publică, secretarului general, secretarilor generali adjuncti si ale consilierilor ministrului si contribuie la realizarea sarcinilor din agenda de lucru a acestora;

j) îndeplineste sarcini administrative la nivelul cabinetelor conducerii ministerului;


k) organizează, împreună cu Serviciul relatii cu publicul, primirea cetătenilor/personalului ministerului în audientă/iesire la raport la conducerea ministerului si urmăreste executarea dispozitiilor date cu aceste ocazii;

l) execută tehnoredactarea computerizată a lucrărilor conform dispozitiilor conducerii ministerului;

m) cooperează cu ofiterul de serviciu principal pe minister pe linia activitătilor specifice;

n) actionează ca unitate consultativă pentru unitătile din aparatul central al ministerului, pentru institutiile si structurile din subordinea/coordonarea ministerului, pe linia specifică de activitate;

o) desfăsoară activităti de sprijin, îndrumare si control pe linia specifică de muncă la compartimentele de profil din unitătile aparatului central al ministerului, institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.

II. Atributii pe linia documentelor clasificate: asigură respectarea măsurilor procedurale privind accesul la informatii clasificate, precum si a regulilor privind evidenta, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea si distrugerea documentelor clasificate, în conformitate cu Programul de prevenire a scurgerii de informatii clasificate detinute de Secretariatul General.

III. Atributii pe linie de registratură si exploatare a sistemului informatic:

a) asigură primirea, evidenta, înregistrarea, introducerea în baza de date si manipularea documentelor adresate conducerii ministerului, în conformitate cu reglementările legale în vigoare;

b) întocmeste documentele necesare în vederea expedierii lucrărilor;

c) organizează si execută activitatea de secretariat a Colegiului ministerului si a sedintelor conducerii ministerului, sens în care:

1. elaborează proiectul Planului activitătilor trimestriale, pe baza propunerilor primite;

2. asigură evidenta, multiplicarea si difuzarea materialelor;

3. Întocmeste ordinea de zi, notele de sarcini si procesele-verbale ale sedintelor;

4. redactează, transmite si tine evidenta sarcinilor cu termen, urmărind executarea la timp a acestora;

d) organizează si execută activitatea de secretariat tehnic a Comisiei si Subcomisiei de dialog social din minister;

e) asigură activitatea de secretariat pentru comisii întrunite din dispozitiile conducerii ministerului;

f) asigură accesul la informatiile, datele si documentele aflate în evidentă, în limitele competentelor stabilite de director si în conformitate cu reglementările în vigoare;

g) asigură prelucrarea, actualizarea si valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de secretariat (procedură informatică de evidentă a documentelor);

h) întocmeste periodic analize cantitative si calitative privind modul de rezolvare a sarcinilor specifice.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului secretariat si tehnic administrativ sunt:

a) metodologia privind circuitul documentelor;

b) fise de evidentă a lucrărilor cu termene rezolutive ale conducerii ministerului;

c) planul activitătilor trimestriale ale Colegiului ministerului;

d) ordinea de zi, tematica si notele cu sarcinile rezultate din sedintele Colegiului ministerului si din sedintele de conducere;

e) ordinea de zi, tematica, minutele si procesele-verbale ale sedintelor Comisiei si Subcomisiei de dialog social;

f) note de prezentare, circulare si corespondentă conform dispozitiilor conducerii ministerului;

g) documente privind organizarea, desfăsurarea cursurilor de specialitate si evaluarea cursantilor, în colaborare cu Institutul de Studii pentru Ordine Publică;

h) planificarea serviciului de zi pentru fiecare directie;

i) registrul cu ordine de zi pe minister;

j) registrul cu dispozitii de zi ale directorului;

k) rapoarte si documente privind drepturile de personal pentru conducerea ministerului si efectivul directiei;

l) ordine de tragere cu armamentul;

m) documente de lucru (convocări, minute, procese-verbale, comunicări etc).

Art. 16. - (1) Serviciul relatii cu publicul are ca obiectiv principal primirea, înregistrarea si examinarea petitiilor/ rapoartelor personale adresate conducerii ministerului si organizează activitatea de primire a cetătenilor/personalului ministerului în audientă/iesire la raport la acest nivel.

(2) Atributiile principale ale Serviciului relatii cu publicul:

I. Atributii pe linie de petitii si audiente:

a) primeste si înregistrează petitiile cetătenilor, ale organizatiilor neguvernamentale si ale institutiilor, din tară si străinătate, transmise la minister prin postă, fax sau e-mail ori depuse la ghiseul “Relatii cu publicul”;

b) analizează problematica petitiilor si, după caz:

1. le prezintă conducerii ministerului pentru a dispune asupra modalitătii de solutionare;

2. le trimite pentru solutionare si răspuns petentului, unitătilor din aparatul central al ministerului, institutiilor si structurilor aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în a căror sferă de activitate se încadrează problematica semnalată;

3. când situatia o impune, solicită unitătilor din aparatul central al ministerului, institutiilor si structurilor din subordinea/ coordonarea ministerului cărora le-au fost repartizate pentru solutionare trimiterea către Secretariatul General - Serviciul relatii cu publicul a rezultatului verificărilor aspectelor semnalate, în vederea informării conducerii ministerului si/sau a altor institutii;

4. În situatia în care aspectele semnalate excedează sferei de competentă a ministerului, redirectionează petitiile către institutiile abilitate să le solutioneze si informează în scris petentul si/sau institutia care a remis petitia ministerului despre acest demers;

c) formulează si comunică răspunsuri către petenti, din dispozitia conducerii ministerului;

d) analizează periodic petitiile înregistrate si elaborează informări pentru conducerea ministerului si pentru public;

e) cooperează cu structurile centrale si teritoriale similare din cadrul ministerului, precum si cu institutiile guvernamentale si neguvernamentale competente în materie de solutionare a petitiilor;

f) primeste, verifică antiterorism, cartează si expediază unitătilor competente corespondenta primită prin posta civilă;

g) asigură, prin ghiseul “Relatii cu publicul”, datele, îndrumările si informatiile solicitate de către cetăteni din domeniul de competentă al ministerului;

h) asigură introducerea, prelucrarea, actualizarea si valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de petitii-audiente (procedură informatică de evidentă a petitiilor);


i) prezintă conducerii ministerului cererile/rapoartele de primire în audientă/iesire la raport, organizează primirea cetătenilor în audientă si urmăreste îndeplinirea dispozitiilor date cu aceste prilejuri;

j) gestionează apelurile telefonice primite de la cetăteni prin Linia telefonică deschisă si la celelalte posturi telefonice din serviciu;

k) desfăsoară activităti de sprijin, îndrumare si control pe linia specifică de muncă la compartimentele de profil din unitătile aparatului central al ministerului, din institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.

II. Atributiile Centrului de consiliere:

a) asigură aplicarea reglementărilor în vigoare privind relatiile cu publicul în minister;

b) participă la definirea cadrului legal si procedural al activitătii de relatii cu publicul;

c) informează cetătenii cu privire la drepturile si modalitătile de a se adresa conducerii ministerului;

d) actionează ca unitate consultativă pentru unitătile aparatului central al ministerului, pentru institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în domeniul activitătii de relatii cu publicul;

e) îi primeste si îi consiliază, prin ofiterii desemnati, pe cetătenii care solicită acest lucru si monitorizează activitatea de rezolvare a problemelor ridicate, în limitele conferite de lege ministerului;

f) sprijină si îndrumă cetătenii către structurile si institutiile desemnate prin lege să le solutioneze cererile.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului relatii cu publicul sunt:

a) informarea semestrială si cea anuală privind organizarea si desfăsurarea, la nivelul unitătilor din aparatul central al ministerului, institutiilor si structurilor aflate în subordinea/ coordonarea ministerului, a activitătii de primire si solutionare a petitiilor, precum si de primire a cetătenilor/personalului ministerului în audientă/iesire la raport;

b) note de prezentare si propuneri de solutionare a petitiilor adresate conducerii ministerului;

c) adrese de înaintare/reîndrumare a petitiilor a căror solutionare intră în competenta altor institutii;

d) răspunsuri către petenti si institutiile care au transmis petitiile;

e) note de clasare a petitiilor;

f) adrese de răspuns si materiale însotitoare pentru unitătile din aparatul central al ministerului, institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului care solicită informatii despre petenti.

Art. 17. - (1) Serviciul documentare, intranet si arhivă este structura specializată unică ce are ca obiective principale atât coordonarea fluxului de informare si documentare în domeniile de activitate specifice institutiei, la nivel central si la nivelul structurilor subordonate, cât si organizarea, administrarea si prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al ministerului - aparatul central.

(2) Atributiile principale ale Serviciului documentare, intranet si arhivă:

I. Atributii pe linie de informare - documentare:

a) asigură fluxul de informare-documentare necesar personalului de conducere si specialistilor, pe specificul activitătilor structurilor centrale si principalelor componente ale ministerului, pentru cunoasterea si asimilarea datelor si informatiilor de profil, inclusiv din structurile similare străine;

b) formulează propuneri privind continutul buletinului de informare si documentare, denumit în continuare B.I.D., si al sintezelor documentare, prin consultarea conducătorilor structurilor beneficiare, si le prezintă directorului în vederea obtinerii aprobării conducerii ministerului;

c) prelucrează documentar materialele ce vor fi cuprinse în B.I.D. si în sintezele documentare, inclusiv pe cele care au fost elaborate de specialisti din unitătile aparatului central al ministerului, din institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului;

d) asigură prelucrarea informatică a datelor prin crearea, actualizarea si gestionarea bazelor de date specifice;

e) asigură analiza si sinteza surselor documentare interne si externe, pentru stabilirea tematicii din cuprinsul documentelor de informare-documentare elaborate în cadrul serviciului, si efectuează traducerea si prelucrarea documentară a acestora;

f) exploatează si valorifică baza documentară si biblioteca virtuală existente la nivelul serviciului, prin realizarea de B.I.D., mape documentare si informări documentare periodice, analize documentare comparative, lucrări documentare pe teme de management strategic si operational, deontologie profesională, coordonare si cooperare, control si inspectii etc;

g) asigură traducerea corespondentei conducerii ministerului; h) studiază cataloagele editoriale, pentru identificarea si

selectionarea publicatiilor si literaturii de specialitate străine pe domeniile de interes ale ministerului si stabileste necesarul de abonamente anual;

i) cooperează cu structurile centrale, cu inspectoratele generale si cele asimilate, cu institutiile de învătământ si cu celelalte structuri din cadrul ministerului, pentru stabilirea necesitătilor si prioritătilor de informare-documentare curente si de perspectivă;

j) colaborează si efectuează documentarea cu/la structurile similare din celelalte institutii publice sau organisme neguvernamentale, pentru dezvoltarea fondului documentar;

k) cooperează cu serviciile din cadrul directiei si cu unitătile aparatului central, pentru stabilirea si elaborarea materialelor documentare necesare întocmirii lucrărilor din domeniul de referintă;

l) asigură informarea periodică a beneficiarilor asupra documentarului existent disponibil, prin intermediul semnalărilor bibliografice din B.I.D. sau prin comunicare directă;

m) cooperează cu Tipografia ministerului pentru realizarea materialelor documentare;

n) participă la organizarea si desfăsurarea de congrese, conferinte, simpozioane, seminare etc, pe profil de informare-documentare în tară si în străinătate, în conformitate cu planul de măsuri si actiuni al ministerului;

o) actionează ca unitate consultativă pentru unitătile aparatului central al ministerului, institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în domeniul informării si documentării;

p) desfăsoară activităti de sprijin, îndrumare si control pe linia specifică de muncă la compartimentele de profil din unitătile aparatului central al ministerului, institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, urmărind cu această ocazie si impactul B.I.D. si al sintezelor documentare asupra beneficiarilor.

II. Atributiile principale pe linie de redactare-editare, intranet:

a) tehnoredactează lucrările documentare, la solicitarea unitătilor aparatului central al ministerului, institutiilor si structurilor aflate în subordinea/coordonarea ministerului beneficiare sau din initiativă proprie;


b) asigură tehnoredactarea si forma grafică a manuscriselor, întocmeste adresele de înaintare si organizează activitatea de distribuire a publicatiilor;

c) realizează fluxul de informare-documentare prin gestionarea paginii de intranet a ministerului, din punctul de vedere al informatiilor prezentate;

d) actualizează permanent informatiile ce sunt publicate de Secretariatul General pe pagina de intranet a ministerului;

e) cooperează cu Directia generală pentru comunicatii si tehnologia informatiei în vederea actualizării paginii de intranet a ministerului;

f) înregistrează, cataloghează si stochează structurat tematic materialele documentare în baza de date, pentru identificarea si exploatarea operativă;

g) gestionează fondul documentar aflat la punctul de documentare si tine evidenta lucrărilor date cu titlu de împrumut persoanelor care le solicită.

III. Atributiile Centrului de multiplicare:

a) asigură copierea materialelor solicitate de conducerea ministerului, cu respectarea normelor legale privind multiplicarea, înregistrarea si manipularea acestora;

b) gestionează si asigură repartizarea materialelor consumabile necesare conducerii ministerului si consumului intern.

IV. Atributiile pe linie de evidentă, îndrumare si control arhivă:

a) preia în depozitele proprii documentele create în unitătile din aparatul central al ministerului, în conditiile si la termenele prevăzute de lege;

b) asigură aplicarea si respectarea tuturor normelor metodologice în ceea ce priveste organizarea si functionarea depozitelor de arhivă, evidenta si conservarea documentelor, prin efectuarea activitătilor specifice de sistematizare a depozitelor, verificarea existentului de arhivă, actualizarea instrumentului de evidentă, inventarierea documentelor fără evidentă, selectionarea, păstrarea si conservarea documentelor;

c) întocmeste si actualizează Nomenclatorul arhivistic pentru dosarele create în cadrul aparatului central al ministerului, precum si alte norme tehnice;

d) asigură consultantă de specialitate tuturor unitătilor din aparatul central al ministerului, din oficiu sau la solicitarea acestora;

e) asigură aplicarea prevederilor legislatiei în vigoare, pentru realizarea protectiei informatiilor din documentele ce fac parte din Fondul arhivistic al unitătilor din aparatul central al ministerului, prin apărarea secretului de stat si de serviciu, prin paza si conservarea documentelor, atât în timp de pace, cât si la mobilizare sau război;

f) desfăsoară activităti de sprijin, îndrumare si control pe linia specifică de muncă la compartimentele de profil din unitătile aparatului central al ministerului, institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului;

g) întreprinde măsurile necesare în vederea asigurării protectiei antiincendiu si antiefractie a depozitului de arhivă.

V. Atributiile principale pe linie de cercetare a arhivei:

a) întreprinde activităti de cercetare tematică a documentelor existente în arhiva aparatului central al ministerului, constituind ulterior un fisier cu temele extrase din informatiile cuprinse în structurile arhivistice aflate în depozit;

b) organizează si desfăsoară actiunile de pregătire a documentelor pentru transpunere pe suporturi alternative si de executare efectivă a operatiunilor tehnice de copiere în scopul

salvării informatiilor din documente, în fata unor eventuale pericole, constituind Fondul de asigurare a documentelor din cadrul aparatului central al ministerului;

c) execută cercetarea documentelor detinute, în scopul rezolvării petitiilor si a cererilor persoanelor fizice si juridice referitoare la recunoasterea unor drepturi legale;

d) creează, gestionează si actualizează baza de date centralizată cu privire la unitătile aparatului central al ministerului, institutiile si structurile aflate în subordinea/ coordonarea ministerului care detin acte si date care dovedesc veniturile personalului, iar la solicitarea acestora oferă informatii din baza de date centralizată;

e) pune la dispozitia cercetătorilor în sala de studiu documentele solicitate, potrivit prevederilor legale;

f) întretine si dezvoltă relatii de specialitate cu Arhivele Nationale, cu alte institutii de cultură, prin participarea la activităti comune, cum ar fi: sesiuni de comunicări stiintifice, colocvii, mese rotunde, consfătuiri pe probleme arhivistice sau istorice;

g) întretine relatii cu institutii similare din tară si străinătate, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic, asigurând aplicarea conventiilor si întelegerilor stabilite si respectând toate prevederile dispozitiilor referitoare la relatiile cu institutiile din străinătate.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului documentare, intranet si arhivă sunt:

a) B.I.D., bimestrial;

b) sinteze documentare, trimestrial;

c) informări documentare pentru conducerea ministerului, bilunar;

d) studii comparative pe profiluri si linii de muncă, periodic si la cerere;

e) sinteza materialelor documentare introduse în baza de date, lunar;

f) materiale pentru publicarea pe pagina de intranet a ministerului;

g) Nomenclatorul arhivistic al aparatului central al ministerului;

h) regulamentul de organizare si functionare a sălii de studiu;

i) regulamentul procesului de pregătire pentru transpunerea pe suporturi alternative a documentelor si de copiere efectivă a acestora;

j) referate de cercetare si răspunsuri către petenti;

k) registrele de evidentă curentă a intrărilor-iesirilor unitătilor arhivistice;

l) procesele-verbale ale sedintelor Comisiei centrale de selectionare a documentelor din minister;

m) rapoarte, referate, note, procese-verbale si modele de tipizate privind inventarierea si predarea-primirea documentelor create de unitătile aparatului central al ministerului, existentul de documente, măsuri pentru asigurarea păstrării si conservării documentelor, dotări si amenajări ale spatiilor de depozitare.

 

CAPITOLUL VI

Dispozitii finale

 

Art. 18. - Întregul personal al Secretariatului General are obligatia de a cunoaste prevederile prezentului regulament, în părtile care îl privesc.

Art. 19. - Anexele nr. 1-4 fac parte integrantă din prezentul regulament.

 


ANEXA Nr. 1*)

la regulament

 

DIAGRAMA DE RELATII A SECRETARIATULUI GENERAL

 

 

Anexa nr. 1 este reprodusă în facsimil.


 

ANEXA Nr. 2

la regulament

 

ORGANIGRAMA SECRETARIATULUI GENERAL

(nivel directie)

 

 

 

 

Anexa nr. 2 este reprodusă în facsimil.

 

ANEXA Nr. 3

la regulament

MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

SECRETARIATUL GENERAL

 

FISA POSTULUI

 

A. IDENTIFICAREA POSTULUI

1. Compartimentul: Secretariatul General/conducerea

2. Denumirea postului: director

3. Pozitia postului în statul de organizare: 1

4. Relatii:

a) ierarhice: se subordonează nemijlocit secretarului general al Ministerului Administratiei si Internelor, denumit în continuare minister, si are în subordine directorul adjunct si sefii de serviciu;

b) functionale: cu unităti ale aparatului central sau cu institutii si structuri aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea ministerului;

c) de control:

- coordonarea si controlul directorului adjunct si a sefilor de serviciu din subordine pentru: implementarea măsurilor de protectie a informatiilor clasificate, detinute si gestionate de conducerea ministerului, pe de o parte, si de Secretariatul General, pe de altă parte; înregistrarea, evidenta si manipularea corespondentei la nivelul conducerii ministerului; primirea, înregistrarea si examinarea petitiilor adresate conducerii ministerului; asigurarea fluxului de informare si documentare în domeniile de activitate specifice institutiei; organizarea, administrarea si prelucrarea documentelor de specialitate ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al ministerului; control de specialitate asupra activitătii personalului din directie si, la nevoie, a altor structuri din minister;


- coordonarea, îndrumarea si controlul activitătilor desfăsurate de unitătile din aparatul central al ministerului, institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, cu privire la modul de aplicare a regulilor specifice de muncă, în domeniile din competenta Secretariatului General;

d) de cooperare: cu sefii unitătilor aparatului central al ministerului, ai inspectoratelor generale si ai celorlalte institutii si structuri aflate în subordinea/coordonarea ministerului;

e) de colaborare: cu omologii din structurile similare ale altor institutii;

f) de reprezentare: reprezintă directia în raporturile cu conducerea ministerului, cu unitătile din aparatul central al ministerului, cu institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului si cu celelalte autorităti sau institutii publice din tară si din străinătate.

5. Definirea sumară a atributiilor postului:

Elaborează conceptia privind optimizarea activitătilor specifice directiei; planifică, organizează, conduce si controlează activitătile desfăsurate de directorul adjunct si de sefii de serviciu din subordine; asigură organizarea si desfăsurarea actiunilor derulate la nivelul conducerii ministerului, conform dispozitiilor; gestionează petitiile adresate conducerii ministerului.

B. CERINTELE POSTULUI

1. Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiter de politie

2. Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel putin comisar-sef

3. Pregătire:

3.1. de bază: studii superioare de lungă durată, cu diplomă de licentă;

3.2. de specialitate: curs postuniversitar în domeniul management, juridic sau în orice domeniu din aria de competentă a ministerului;

3.3. cunostinte în domeniile: management general, administratie publică, legislatie, birotică;

3.4. limbi străine: cel putin o limbă străină de circulatie internatională la nivel mediu.

4. Experientă:

4.1. În muncă: cel putin 10 ani, dintre care cel putin 5 ani în minister;

4.2. În specialitate: cel putin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază;

4.3. În functii de conducere: cel putin 5 ani vechime în functii de conducere în unităti ale ministerului;

4.4. perioada pentru acomodarea la cerintele postului: 6 luni.

5. Aptitudini si abilităti necesare: bun organizator si conducător, cunoasterea si aplicarea principiilor managementului modern, capacitatea de a decide si de a mentine un climat socioprofesional optim, cunostinte psihosociologice, capacitate de evaluare, analiză si sinteză, spirit de observatie, simt organizatoric, prestantă, tact si discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor.

6. Atitudini necesare/Comportament: abordare diplomatică a situatiilor-problemă, motivarea si antrenarea personalului în rezolvarea activitătilor specifice, sociabilitate, initiativă, responsabilitate, conduită morală ireprosabilă la serviciu si în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentatie, reguli de politete), obiectivitate, spirit critic.

7. Parametri privind starea sănătătii somatice: apt pentru functii de conducere

8. Trăsături psihice si de personalitate: apt pentru functii de conducere

C. CONDITII SPECIFICE DE MUNCĂ

1. Locul de muncă: sediul ministerului - Secretariatul General

2. Programul de lucru: conform programului de lucru aprobat pentru personalul ministerului

3. Deplasări curente: în structurile ministerului, la autorităti sau institutii publice din tară si din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate

4. Conditii deosebite de muncă:

- activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activităti intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atentie si optiuni multiple, ale căror efecte sunt de importantă pentru activitatea personalului directiei, a institutiei si pentru securitatea natională;

- schimbări frecvente si imprevizibile de program, cu implicatii neuropsihice semnificative;

- ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgenta lucrărilor solicitate de conducerea ministerului;

- nivelul ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate si inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă;

- necesitatea asigurării confidentialitătii unui număr semnificativ de lucrări;

- expunere la radiatii electromagnetice, stres.

5. Riscuri implicate de post:

- afectiuni ale coloanei vertebrale;

- ulcer si afectiuni cardiovasculare cauzate de nivelul ridicat de stres;

- afectiuni ale vederii cauzate de solicitări intense, precum scrisul, cititul, utilizarea calculatorului;

- surmenaj, oboseală psihică.

6. Compensări: sporuri, conform prevederilor legale

Se încadrează în locuri de muncă si activităti cu conditii speciale de muncă

D. DESCRIEREA SARCINILOR, ÎNDATORIRILOR SI RESPONSABILITĂTILOR POSTULUI

Sarcini si îndatoriri:

a) elaborează conceptia de organizare a activitătilor specifice directiei si asigură transpunerea acesteia în practică;

b) zilnic si ori de câte ori este nevoie prezintă secretarului general corespondenta adresată ministrului administratiei si internelor, asigurând informarea asupra continutului documentelor;

c) urmăreste realizarea la termen a sarcinilor rezultate din documentele aprobate de conducerea ministerului, care contin rezolutii, măsuri sau propuneri cu termene precise;

d) verifică existenta tuturor avizelor necesare pe documentele ce urmează a fi promovate la conducerea ministerului;

e) asigură realizarea lucrărilor solicitate de conducerea ministerului, cu grad sporit de dificultate, ori care necesită colaborarea cu alte structuri din cadrul ministerului;

f) urmăreste înscrierea corectă a datelor în ordinul de zi pe minister si îl semnează;

g) semnează ordine de serviciu pentru personalul de la cabinetele conducerii ministerului si foi de parcurs pentru autovehiculele care deservesc cabinetele conducerii ministerului;

h) semnează ordine de serviciu pentru persoanele aflate în vizită la conducerea ministerului;

i) întocmeste Planul de activitate al Colegiului ministerului pe baza propunerilor formulate de sefii inspectoratelor generale, directiilor generale si directiilor din aparatul central;

j) verifică modul în care au fost pregătite si organizate sedintele Colegiului ministerului si alte sedinte la nivelul conducerii ministerului, asigurând secretariatul sedintelor Colegiului ministerului si ale Comisiei si Subcomisiei de dialog social;

k) stabileste responsabilitatea verificării mapelor cu lucrări (de secretariat si petitii) adresate conducerii ministerului;


I) repartizează spre solutionare structurilor responsabile documente adresate conducerii ministerului, conform ordinelor în vigoare;

m) solicită, după caz, puncte de vedere/avize de la oricare dintre structurile ministerului, în vederea prezentării la conducerea ministerului;

n) controlează modul de desfăsurare a activitătilor profesionale, încadrarea în programul de lucru, activitatea personalului de serviciu, stilul si metodele de muncă ale directorului adjunct si sefilor de serviciu;

o) asigură îndeplinirea măsurilor prevăzute în planul propriu al Secretariatului General pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al ministerului;

p) efectuează activităti de îndrumare, sprijin si control la unitătile din aparatul central, la inspectoratele generale si la celelalte structuri din minister pe liniile specifice de muncă;

q) întocmeste aprecierea de serviciu a directorului adjunct;

r) organizează, conduce si controlează activitatea personalului din structurile directiei;

s) monitorizează modul de functionare a Sistemului de management al calitătii si dispune măsuri de eliminare a neconformitătilor;

t) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului, urmăreste cum se desfăsoară si cum se asigură evaluarea întregului personal;

u) asigură cadrul organizatoric necesar elaborării procedurilor formalizate si managementului riscurilor pentru activitătile specifice;

v) coordonează activitatea comisiei de elaborare a standardelor ocupationale;

w) organizează categoriile de servicii (permanent sau ofiter de serviciu, ture, cabinete) care se execută în cadrul unitătii;

x) numeste prin dispozitie personalul care va exercita atributii în domeniile: întărirea controlului intern, apărarea împotriva incendiilor, securitatea si sănătatea în muncă, protectie civilă, personalul care va întocmi si actualiza Registrul de riscuri al Secretariatului General, precum si consilierul de integritate;

y) numeste prin dispozitie persoanele din structura Secretariatului General care au atributii de gestionare a tehnicii de informatică, documentelor clasificate, materialelor din evidenta Secretariatului General;

z) asigură măsurile pentru păstrarea în conditii de deplină securitate a celorlalte bunuri din înzestrare si verifică trimestrial modul lor de depozitare;

aa) urmăreste realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat si petitiilor la nivelul conducerii ministerului;

bb) deschide petitiile adresate de către cetăteni conducerii ministerului, inclusiv pe cele marcate confidential/personal, le analizează si le repartizează în functie de sfera de activitate în care se încadrează problematica semnalată;

ce) semnează în numele conducerii ministerului răspunsuri adresate petentilor;

dd) urmăreste modul de organizare si desfăsurare a activitătilor de primire a cetătenilor în audientă de către conducerea ministerului;

ee) coordonează activitatea de informare-documentare pentru conducerea ministerului si stabileste continutul si planificarea de perspectivă a materialelor care urmează a fi introduse în publicatiile de specialitate;

ff) analizează si propune spre aprobare continutul buletinelor de informare si documentare si al sintezelor documentare;

gg) urmăreste si coordonează activitatea de actualizare a informatiilor pe pagina de intranet a ministerului;

hh) urmăreste respectarea normelor metodologice în ceea ce priveste prelucrarea si gestionarea arhivei aparatului central al ministerului;

ii) urmăreste activitatea de întocmire si actualizare a Nomenclatorului arhivistic în cadrul ministerului si de gestionare a tezaurului de documente;

jj) pune în aplicare si verifică respectarea, în cadrul Secretariatului General, a prevederilor Normelor de aplicare a Standardelor nationale de protectie a informatiilor clasificate si a informatiilor secrete de serviciu în unitătile Ministerului Administratiei si Internelor, aprobate prin Ordinul ministrului de interne nr. 353/2002*), a prevederilor Standardelor nationale de protectie a informatiilor clasificate în România, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 585/2002, cu modificările si completările ulterioare, si a prevederilor Normelor de aplicare a Standardelor nationale de protectie a informatiilor clasificate în sistemele informatice si de comunicatii - INFOSEC - în institutiile MAI, aprobate prin Ordinul ministrului de interne nr. 810/2005**);

kk) asigură aplicarea măsurilor de protectie a datelor cu caracter personal în cadrul directiei.

Responsabilităti:

- de planificare: planificarea activitătii directiei

- de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor

- de lucru cu publicul: -

- de luare a deciziilor: decizii privind desfăsurarea în bune conditii a activitătilor directiei

- accesul la informatii: secret de stat, nivelul “strict secret de importantă deosebită”

E. STANDARDE DE PERFORMANTĂ ASOCIATE POSTULUI

1. Indicatori cantitativi: volumul lucrărilor verificate si elaborate (număr de pagini); asigură îndeplinirea tuturor atributiilor, sarcinilor si responsabilitătilor care revin directiei si postului pe care îl ocupă.

2. Indicatori calitativi: acuratetea lucrărilor, continutul si forma prezentării - lucrări corecte, coerente, aplicabile, complete

3. Costuri: asigură planificarea, organizarea si desfăsurarea activitătilor, respectarea si încadrarea strictă în limitele resurselor materiale si financiare aprobate în acest scop.

4. Timp: îndeplineste atributiile, sarcinile si responsabilitătile postului în timpul programului de lucru sau, după caz, când situatia o impune, în afara acestuia.

5. Utilizarea resurselor: dispune de toate mijloacele legale si materiale aflate la dispozitie.

6. Mod de realizare: individual, prin delegare de competente către directorul adjunct sau către sefii de serviciu si prin colectivele pe care le coordonează

 

Ministrul administratiei si internelor,

.......................................

Secretarul general,

.......................................
Titularul postului, director

.......................................

 

*) Ordinul ministrului de interne nr. 353/2002 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I. **) Ordinul ministrului de interne nr. 810/2005 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I.

 


ANEXA Nr. 4

la regulament

MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

SECRETARIATUL GENERAL

 

FISA POSTULUI

 

A. IDENTIFICAREA POSTULUI

1. Compartimentul: Secretariatul General/conducerea

2. Denumirea postului: director adjunct

3. Pozitia postului în statul de organizare: 2

4. Relatii:

a) ierarhice: se subordonează nemijlocit directorului si direct secretarului general si are în subordine serviciile dispuse de către directorul Secretariatului General prin procedura delegării de competente;

b) functionale: cu unităti ale aparatului central sau cu institutii si structuri aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administratiei si Internelor, denumit în continuare minister, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea ministerului; coordonează activitatea serviciilor pentru care are delegare de competente;

c) de control: control de specialitate asupra activitătii personalului din serviciile pentru care are delegare de competente si, la nevoie, a altor structuri din componenta ministerului;

d) de cooperare: cu sefii unitătilor aparatului central, ai inspectoratelor generale si ai celorlalte institutii si structuri aflate în subordinea/coordonarea ministerului;

e) de colaborare: cu directorii generali adjuncti, directorii adjuncti din unitătile aparatului central, inspectoratelor generale, cu omologii din structurile similare proprii si ale altor institutii;

f) de reprezentare: reprezintă directia în raporturile cu conducerea ministerului, cu institutiile si structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, cu autorităti sau institutii publice din tară si din străinătate, pe baza delegatiei de reprezentare.

5. Definirea sumară a atributiilor postului:

Planifică, organizează, conduce si controlează activitătile desfăsurate de personalul serviciilor pentru care are delegare de competente, elaborează conceptia privind optimizarea activitătilor la nivelul serviciilor pentru care are delegare de competente, îndeplineste atributiile functionarului de securitate la nivelul Secretariatului General.

B. CERINTELE POSTULUI

1. Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiter de politie

2. Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel putin comisar-sef

3. Pregătire:

3.1. de bază: studii superioare de lungă durată, cu diplomă de licentă;

3.2. de specialitate: curs postuniversitar sau masterat;

3.3. cunostinte în domeniile: management general, administratie publică, legislatie, birotică;

3.4. limbi străine: cel putin o limbă străină de circulatie internatională la nivel mediu.

4. Experientă:

4.1. În muncă: cel putin 10 ani, dintre care cel putin 5 ani în minister;

4.2. În specialitate: cel putin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază;

4.3. În functii de conducere: cel putin 5 ani vechime în functii de conducere în unităti ale ministerului;

4.4. perioada pentru acomodarea la cerintele postului:

6 luni

5. Aptitudini si abilităti necesare: bun organizator si conducător, să cunoască si să aplice principiile managementului modern, să posede capacitatea de a decide si de a mentine un climat socioprofesional optim, cunostinte psihosociologice, capacitate de evaluare, analiză si sinteză, spirit de observatie, simt organizatoric, prestantă, tact si discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor

6. Atitudini necesare/Comportament: abordare diplomatică a situatiilor-problemă, motivarea si antrenarea personalului în rezolvarea activitătilor specifice, sociabilitate, initiativă, responsabilitate, conduită morală ireprosabilă la serviciu si în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentatie, reguli de politete), obiectivitate, spirit critic

7. Parametri privind starea sănătătii somatice: apt pentru functii de conducere

8. Trăsături psihice si de personalitate: apt pentru functii de conducere

C. CONDITII SPECIFICE DE MUNCĂ

1. Locul de muncă: sediul ministerului - Secretariatul General

2. Programul de lucru: conform programului de lucru aprobat pentru personalul ministerului

3. Deplasări curente: în structurile ministerului, la autorităti sau institutii publice din tară si din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate

4. Conditii deosebite de muncă:

- activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activităti intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atentie si optiuni multiple, ale căror efecte sunt de importantă pentru activitatea personalului directiei, a institutiei si pentru securitatea natională;

- schimbări frecvente si imprevizibile de program, cu implicatii neuropsihice semnificative;

- ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgenta lucrărilor solicitate de conducerea ministerului;

- nivelul ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate si inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă;

- necesitatea asigurării confidentialitătii unui număr semnificativ de lucrări;

- expunere la radiatii electromagnetice, stres.

5. Riscuri implicate de post:

- afectiuni ale coloanei vertebrale;

- ulcer si afectiuni cardiovasculare cauzate de nivelul ridicat de stres;

- afectiuni ale vederii cauzate de solicitări intense precum scrisul, cititul, utilizarea calculatorului;

-surmenaj, oboseală psihică.

6. Compensări: sporuri, conform prevederilor legale

Se încadrează în locuri de muncă si activităti cu conditii speciale de muncă.


D. DESCRIEREA SARCINILOR, ÎNDATORIRILOR SI RESPONSABILITĂTILOR POSTULUI

Sarcini si îndatoriri:

a) participă nemijlocit la elaborarea lucrărilor cu grad sporit de dificultate ori care presupun colaborarea între mai multe structuri ale directiei;

b) coordonează activitătile de elaborare si urmărire a modului de aplicare a procedurilor formalizate si managementului riscurilor de către serviciile pentru care are delegare de competente;

c) monitorizează modul de aplicare a standardelor de calitate în activitatea serviciilor pentru care are delegare de competente;

d) verifică lucrările din mapele secretarilor de stat si ale secretarului general, după caz, conform dispozitiei directorului;

e) răspunde de continutul si forma lucrărilor prezentate directorului, elaborate de serviciile pentru care are delegare de competente;

f) monitorizează si urmăreste realizarea în intervalul termenelor rezolutive a lucrărilor ordonate de conducerea ministerului;

g) întocmeste, din dispozitia directorului, lucrări solicitate de conducerea ministerului ori de alte structuri;

h) întocmeste aprecierea de serviciu a sefilor serviciilor pentru care are delegare de competente;

i) participă la elaborarea unor lucrări de către colective numite de conducerea ministerului;

j) face propuneri privind conceptia de organizare si desfăsurare a activitătii serviciilor pentru care are delegare de competente;

k) răspunde de organizarea si desfăsurarea activitătii de pregătire continuă a personalului din serviciile pentru care are delegare de competente;

l) efectuează activităti de îndrumare, sprijin si control în unitătile ministerului pe domeniile pentru care are delegare de competente;

m) coordonează activitatea de îndrumare, sprijin si control în unitătile ministerului, desfăsurată de personalul competent din serviciile pentru care are delegare de competente, pe domeniile specifice de activitate;

n) controlează prin sondaj încărcătura cu sarcini a personalului din serviciile pentru care are delegare de competente si întocmirea fiselor de autoevaluare;

o) coordonează unitar activitatea pe linie de informatică în unitate;

p) pune în aplicare si verifică respectarea, în cadrul Secretariatului General, a prevederilor Normelor de aplicare a Standardelor nationale de protectie a informatiilor clasificate si a informatiilor secrete de serviciu în unitătile Ministerului Administratiei si Internelor, aprobate prin Ordinul ministrului de interne nr. 353/2002*);

q) întocmeste programul de prevenire a scurgerilor de informatii clasificate în cadrul Secretariatului General, pe care îl supune avizării Directiei Generale de Informatii si Protectie Internă si aprobării directorului. După aprobare, actionează pentru aplicarea acestuia;

r) coordonează activitatea de protectie a informatiilor clasificate, în toate componentele acesteia;

s) colaborează cu Directia Generală de Informatii si Protectie Internă, pe linia protectiei informatiilor clasificate;

t) monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protectie a informatiilor clasificate si modul de respectare a acestora;

u) consiliază conducerea Secretariatului General în legătură cu toate aspectele privind securitatea informatiilor clasificate;

v) informează conducerea Secretariatului General si Directia Generală de Informatii si Protectie Internă despre vulnerabilitătile si riscurile existente în sistemul de protectie a informatiilor clasificate si propune măsuri pentru înlăturarea acestora;

w) acordă sprijin reprezentantilor autorizati ai Directiei Generale de Informatii si Protectie Internă, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informatii clasificate;

x) organizează, în colaborare cu Directia Generală de Informatii si Protectie Internă, activităti de pregătire specifică a persoanelor care au acces la informatii clasificate;

y) asigură păstrarea si organizează evidenta certificatelor de securitate si a autorizatiilor de acces la informatii clasificate;

z) actualizează permanent evidenta certificatelor de securitate si a autorizatiilor de acces la informatii clasificate;

aa) întocmeste si actualizează listele informatiilor clasificate elaborate sau păstrate de Secretariatul General, pe clase si niveluri de secretizare;

bb) prezintă conducerii Secretariatului General propuneri pentru stabilirea obiectivelor, sectoarelor si locurilor de importantă deosebită pentru protectia informatiilor clasificate din sfera de responsabilitate si, după caz, solicită sprijinul Directiei Generale de Informatii si Protectie Internă în realizarea acestor demersuri;

ce) efectuează, cu aprobarea directorului Secretariatului General, controale privind modul de aplicare a măsurilor legale de protectie a informatiilor clasificate în cadrul Secretariatului General;

dd) exercită atributii în domeniul protectiei informatiilor clasificate, potrivit legii;

ee) răspunde de implementarea si asigurarea măsurilor de securitate în domeniul INFOSEC, conform normelor în vigoare;

ff) pune la dispozitia sefului CSTIC lista cu certificatele de securitate/autorizatiile de acces la informatii clasificate detinute de personalul Secretariatului General;

gg) monitorizează echipamentele care intră/ies din zonele de securitate;

hh) urmăreste realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului, în conformitate cu normele în vigoare;

ii) asigură buna desfăsurare a activitătilor la cabinetele conducerii ministerului;

jj) tine evidenta lucrărilor cu termen de finalizare dispus de conducerea ministerului, conform rezolutiilor;

kk) asigură buna desfăsurare a activitătilor de secretariat tehnic pentru Colegiul ministerului, pentru Comisia si Subcomisia de dialog social.

Responsabilităti:

- de planificare: planificarea activitătii serviciilor pentru care are delegare de competente

- de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor

- de lucru cu publicul: -

- de luare a deciziilor: decizii privind desfăsurarea în bune conditii a activitătii serviciilor pentru care are delegare de competente

- accesul la informatii: secret de stat, nivelul “strict secret de importantă deosebită”

E. STANDARDE DE PERFORMANTĂ ASOCIATE POSTULUI

1. Indicatori cantitativi: volumul lucrărilor verificate si elaborate (număr de pagini); asigură îndeplinirea tuturor atributiilor, sarcinilor si responsabilitătilor care revin postului pe care îl ocupă.

2. Indicatori calitativi: acuratetea lucrărilor, continutul si forma prezentării - lucrări corecte, coerente, aplicabile, complete

3. Costuri: asigură planificarea, organizarea si desfăsurarea activitătilor cu respectarea si încadrarea strictă în limitele resurselor materiale si financiare aprobate în acest scop.

4. Timp: îndeplineste atributiile, sarcinile si responsabilitătile postului în timpul programului de lucru sau, după caz, când situatia o impune, în afara acestuia.

5. Utilizarea resurselor: dispune de toate mijlocele legale aflate la dispozitie.

6. Mod de realizare: individual si prin colectivele pe care le coordonează.

 

Secretarul general,

.......................................

Numele si prenumele

Semnătura

Data

 

Avizat

Directorul general al Directiei Generale Informatii si Protectie Internă,

.......................................

Numele si prenumele

Semnătura

Data

 

Directorul Secretariatului General,

.......................................

Numele si prenumele

Semnătura

Data

Titularul postului, directorul adjunct al Secretariatului General

.......................................

Numele si prenumele

Semnătura

Data


*) Ordinul ministrului de interne nr. 353/2002 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I.

MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE

 

ORDIN

privind abrogarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 334/2005 pentru aprobarea modelului si continutului Cererii de înregistrare si atestare a activitătii de distributie si comercializare angro de băuturi alcoolice si/sau produse din tutun si Atestatului pentru distributie si comercializare angro de produse supuse accizelor, în conditiile art. 2441 alin. (1) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările si completările ulterioare, precum si a Instructiunilor privind procedura de solutionare a Cererii de înregistrare si atestare a activitătii de distributie si comercializare angro de băuturi alcoolice si/sau produse din tutun

 

Având în vedere prevederile art. 20669 din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările si completările ulterioare, în temeiul prevederilor art. 10 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 34/2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Finantelor Publice, cu modificările si completările ulterioare,

ministrul finantelor publice emite următorul ordin:

Art. 1. - Ordinul ministrului finantelor publice nr. 334/2005 pentru aprobarea modelului si continutului Cererii de înregistrare si atestare a activitătii de distributie si comercializare angro de băuturi alcoolice si/sau produse din tutun si Atestatului pentru distributie si comercializare angro de produse supuse accizelor, în conditiile art. 2441 alin. (1) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările si completările ulterioare, precum si a Instructiunilor privind procedura de solutionare a Cererii de înregistrare si atestare a activitătii de distributie si comercializare angro de băuturi alcoolice si/sau produse din tutun, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 258 din 29 martie 2005, cu completările ulterioare, se abrogă.

Art. 2. - Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

 

Ministrul Finantelor Publice,

Gheorghe Ialomitianu

 

Bucuresti, 20 septembrie 2011.

Nr. 2.556.


Copyright 1998-2015 DSC.NET   All rights reserved.